Como facilitar o fechamento de folha de pagamento?

Gerenciar a folha de pagamento vai muito além de apenas garantir que os colaboradores recebam seus salários em dia. O processo envolve uma série de cálculos, controle de benefícios e cumprimento de obrigações fiscais, que demandam atenção. Para muitos profissionais de RH, essa tarefa pode se tornar um verdadeiro desafio, especialmente quando realizada manualmente.

A boa notícia é que existem formas de otimizar essa rotina, e é sobre isso que iremos falar. Portanto, confira o artigo e saiba como ganhar tempo e evitar erros na hora de efetuar o fechamento da folha de pagamento!

O que é fechamento de folha de pagamento?

O fechamento de folha de pagamento é o processo de calcular e registrar todos os valores que precisam ser pagos aos colaboradores, incluindo salário bruto, descontos obrigatórios (INSS, FGTS, IRRF), benefícios e gratificações. Ele garante que, ao final de cada mês, todos os funcionários recebam seus salários corretamente e que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais e trabalhistas.

O processo de fechamento inclui:

• Cálculo de horas trabalhadas e adicionais;
• Aplicação de descontos por faltas e licenças;
• Cálculo do salário bruto e líquido;
• Registros de benefícios, como vale-transporte e alimentação;
• Cumprimento de normas trabalhistas e fiscais.

Esse processo precisa ser feito com extrema precisão, pois qualquer erro pode gerar insatisfação dos colaboradores ou problemas legais para a empresa.

Como funciona o fechamento de folha de pagamento?

O fechamento de folha segue um conjunto de etapas. Inicialmente, o RH coleta e organiza todos os dados dos colaboradores, como nome, cargo, salário, jornada de trabalho e dados bancários. Também é necessário registrar os eventos que ocorreram no período, como admissões, demissões, férias, licenças e faltas.

Após essa coleta de informações, o RH realiza o cálculo das horas trabalhadas, além de conferir benefícios e gratificações. Essa é uma fase crítica, pois impacta diretamente o valor final que o colaborador vai receber.

Na última etapa, é feito o cálculo do salário líquido, ou seja, o valor que o funcionário vai receber após os descontos legais e benefícios. O RH precisa garantir que o pagamento esteja em conformidade com as normas trabalhistas e seja realizado até o quinto dia útil do mês subsequente.

Cronograma para fechamento de folha de pagamento

Para garantir que o fechamento de folha de pagamento ocorra de forma organizada e dentro do prazo, é importante que o RH siga um cronograma. Veja abaixo uma sugestão:

• Até o dia 25 do mês: recolha dos registros de ponto e verificação de horas trabalhadas e faltas;
• Entre os dias 25 e 27: cálculo de salários, benefícios e descontos. Verificação de inconsistências e correções;
• Até o último dia útil do mês: conferência final e fechamento dos cálculos;
• Até o quinto dia útil do mês seguinte: pagamento dos colaboradores e recolhimento de impostos e encargos.

Dicas de como fazer o fechamento de folha de pagamento

Agora que já entendemos as etapas e prazos, veja como o RH pode otimizar ainda mais esse processo:

1. Tenha um checklist

Garanta que todos os dados e eventos (como faltas, licenças e admissões) estejam corretos e atualizados antes de iniciar o cálculo.

2. Use controle eletrônico de ponto

A automatização do controle de jornada facilita o cálculo de horas trabalhadas e reduz a margem de erro no fechamento.

3. Automatize os cálculos

Evitar cálculos manuais diminui significativamente as chances de erros. Sistemas de automação integram os dados e realizam cálculos automáticos, deixando o processo mais rápido e eficiente.

4. Verifique a conformidade legal

Fique atento às mudanças na legislação trabalhista e às obrigações fiscais. Uma ferramenta automatizada pode ajudar a garantir que tudo esteja em conformidade.

5. Automatize os descontos em folha

Além de automatizar os cálculos, você também pode automatizar todo o processo de desconto das folhas, garantindo que não ocorram falhas humanas no momento de subir as variações da folha de pagamento. Isso pode ser feito por meio da tecnologia , como o Mixtra, um software gratuito que oferece a centralização e automatização total dos descontos. 

Como o Mixtra pode facilitar o fechamento de folha

O Mixtra é uma solução completa para automatizar a gestão de benefícios e consignados. Ele centraliza todas as informações e facilita o cálculo e controle de descontos diretamente na folha de pagamento, eliminando o risco de erros manuais.

Com o Mixtra, você pode:

• Automatizar cálculos de benefícios e descontos;
• Gerar relatórios precisos para auditoria e conferência;
• Centralizar informações dos colaboradores em uma única plataforma;
• Reduzir em até 95% o tempo de fechamento de folha.

Com isso, o Mixtra permite  o empréstimo descontado em folha de pagamento em empresas maiores, sem demandar que o RH despenda grandes esforços manuais para descontar as parcelas. Dessa forma, permitindo que os colaboradores tenham acesso a empréstimos com as melhores taxas do mercado, diretamente pelo aplicativo, para que possam sair do vermelho e melhorarem sua saúde financeira. Isso traz autonomia para os funcionários e facilita o trabalho do RH, que não precisa intermediar o processo de crédito.

O App Mixtra: mais benefícios e crédito consignado

O aplicativo Mixtra não apenas facilita o fechamento de folha, mas também oferece uma interface amigável para que os colaboradores possam acessar seus benefícios e consultar o crédito consignado em folha de pagamento. Pelo App, os colaboradores podem:

• Consultar a margem consignável e simular novos empréstimos;
• Comparar taxas de crédito consignado entre diferentes bancos;
• Acompanhar o status dos seus benefícios e consignados.

Essa autonomia melhora a experiência dos colaboradores e reduz a carga administrativa do RH, que pode focar em tarefas mais estratégicas. 

Sem contar que a opção do crédito consignado pode se tornar a chave para que seus colaboradores melhorem de vida: 80% dos brasileiros já estão endividados, majoritariamente devido aos cartões de crédito e cheques especiais, que possuem juros altíssimos. 

Pelo App, seu colaborador tem acesso a taxas muito abaixo do mercado, podendo chegar a 1,5% de juros, para que troquem dívidas expressivas por dívidas menores, voltando para o verde em menos tempo, e com menos sofrimento. 

O fechamento de folha de pagamento é um processo que pode ser complexo, mas com as ferramentas certas, ele pode se tornar simples e eficiente. Automatizar esse processo com o Mixtra garante não apenas mais precisão e rapidez, mas também facilita a gestão de benefícios e consignados, melhorando a experiência dos colaboradores.

Se você quer otimizar o seu fechamento de folha e proporcionar mais benefícios aos seus funcionários, conheça a solução para RH do Mixtra. Saiba mais sobre o crédito consignado e descubra como o Mixtra pode transformar o seu RH!