Uma situação comum em empresas que têm equipe na estrada é quando o motorista está no meio da rota, precisa pagar uma compra (alguma despesa da operação) e o cartão frota que ele usa não é aceito naquele estabelecimento.
Nesse cenário, ele acaba pagando a conta de outra forma, geralmente com recursos pessoais, para seguir viagem.
O problema é que quando o cartão frota não acompanha as necessidades do dia a dia, a empresa acaba reabrindo processos que queria eliminar: reembolso, conferência de comprovantes, adiantamentos, lançamentos manuais e conciliação.
Uma simples recusa do cartão gera processos paralelos para o mês inteiro, dependendo do volume e do tamanho da operação.
Este conteúdo é para quem está no Financeiro ou em Operações e quer entender o que acontece quando um cartão é recusado, como usar os dados que a sua empresa já tem para descobrir se isso é recorrente e quais critérios considerar ao avaliar um cartão corporativo para motoristas e equipes em campo.
Se o pagamento não passa, alguém acaba resolvendo a despesa. Dependendo da operação, alguns dos problemas abaixo surgem:
Fora que os comprovantes e informações acabam chegando por canais diferentes (como mensagens, fotos ou papel) e o financeiro precisa conferir e conciliar essas exceções fora do fluxo padrão.
Cartão de rede fechada é uma solução de pagamento cuja utilização está condicionada aos estabelecimentos participantes da rede credenciada.
Em operações logísticas que percorrem diferentes regiões, essa característica pode limitar os locais disponíveis para determinadas despesas, especialmente quando a rota inclui estabelecimentos independentes ou cidades menores.
Despesas em postos de gasolina independentes, borracharias, oficinas, restaurantes de estrada e estabelecimentos em cidades menores acabam gerando toda uma operação financeira paralela.
Mas, afinal, o que pode ser feito?
Cada modelo tem uma lógica diferente de uso e de controle. A comparação abaixo ajuda a entender onde cada um exige mais atenção.
Nenhum modelo resolve tudo sozinho. A pergunta correta não é "qual é o melhor cartão frota", e sim "qual combinação para uso e controle" faz mais sentido para a rota e para a política de despesas da sua empresa.
Antes de pensar em trocar de solução, vale olhar para os dados que a sua empresa já tem. As exceções costumam deixar rastros.
Passo 1 - Levante as exceções
Separe os registros dos últimos três meses de: reembolsos, PIX relacionados a despesas operacionais, adiantamentos e outras despesas pagas fora do cartão.
Passo 2 - Identifique onde elas acontecem
Cruze esses registros com as informações da sua operação, como rotas, cidades, tipos de estabelecimentos, tipos de despesas, motoristas ou veículos, quando aplicável.
Passo 3 - Encontre padrões
Com os dados organizados, faça algumas perguntas:
Um cuidado importante: reembolsos e PIX não provam, sozinhos, que o cartão atual é a causa do problema. Eles são sinais que devem ser investigados. Uma despesa pode ter sido feita fora do cartão por vários motivos e o diagnóstico serve para separar o que é pontual do que é recorrente.
Se o diagnóstico mostrar que as exceções são frequentes, estes critérios ajudam a avaliar a solução atual ou uma alternativa.
O último critério costuma ser o menos lembrado e o que mais pesa no dia a dia do financeiro. Uma solução pode ter bons recursos de gestão e, ainda assim, gerar retrabalho se não acompanhar a realidade da rota.
É nesse ponto que uma solução de despesas corporativas precisa equilibrar duas necessidades: dar autonomia para quem está na operação e manter o controle para quem está no financeiro.
Dentro do ecossistema do Mixtra, o Mixtra Corporate é a solução voltada à gestão de despesas corporativas. Na prática, ele reúne:
A proposta não é tratar a bandeira como solução isolada. É oferecer mais possibilidades de uso sem abrir mão do controle da empresa, reduzindo a necessidade de processos paralelos para resolver despesas na estrada. Para o financeiro, isso significa menos retrabalho no fechamento e mais previsibilidade sobre as despesas da operação.
Sua operação também cria exceções para resolver despesas na estrada?
Converse com um especialista e avalie como centralizar esse controle.
Cartão frota é uma solução usada por empresas para controlar despesas relacionadas à operação de veículos e equipes em campo. Dependendo da solução, pode permitir controle de saldo, regras de uso, acompanhamento das transações e organização da prestação de contas.
O cartão combustível é direcionado principalmente às despesas de abastecimento. Já um cartão frota ou uma solução corporativa para despesas pode contemplar diferentes categorias de gastos, conforme as regras e funcionalidades do produto.
O limite depende da solução contratada e das regras definidas pela empresa. O ideal é avaliar quais níveis de controle estão disponíveis e se eles correspondem à política de despesas da operação.
Depende das regras configuradas para a solução. Em uma operação de estrada, as despesas podem envolver abastecimento, manutenção, alimentação ou outras necessidades operacionais, desde que estejam contempladas pelas regras do produto e da empresa.
Um cartão de rede fechada restringe a utilização aos estabelecimentos participantes daquela rede. Um cartão com bandeira pode ser utilizado nos estabelecimentos que aceitam a respectiva bandeira, respeitando as regras e restrições aplicáveis ao cartão.
A empresa pode utilizar uma solução corporativa para despesas operacionais realizadas por terceiros, conforme o contrato e as regras da operação. O uso do cartão, porém, não determina a existência ou inexistência de vínculo empregatício.
Antes de trocar, analise os últimos meses de operação. Reembolsos, PIX, adiantamentos e outras despesas realizadas fora do cartão podem ajudar a identificar se existem recorrências relacionadas ao modelo atual e quais critérios uma nova solução precisaria atender.
