Um cenário comum em empresas com equipes na estrada: o motorista está no meio da rota, precisa pagar uma despesa da operação e o cartão frota da empresa não é aceito naquele estabelecimento. A despesa precisa ser resolvida de outra forma, e a viagem segue.
O problema não termina quando a despesa é paga. Quando o cartão não acompanha a operação, a empresa pode precisar reabrir processos que queria eliminar: reembolso, conferência de comprovantes, adiantamentos, lançamentos manuais e conciliação.
A recusa dura segundos. O processo paralelo que ela cria pode durar o mês inteiro.
Este conteúdo é para quem está no Financeiro ou em Operações e quer entender esse efeito com mais clareza. Você vai ver o que acontece depois de uma recusa, como usar os dados que a sua empresa já tem para descobrir se isso é recorrente e quais critérios considerar ao avaliar um cartão corporativo para motoristas e equipes em campo.
Quando o pagamento não passa, alguém precisa resolver a despesa naquele momento. Dependendo da operação, isso pode gerar uma ou mais destas situações:
Nem toda recusa gera todos esses processos. Mas cada exceção costuma exigir alguma etapa manual. Quando elas se repetem, o que era para ser um fluxo único de pagamento passa a conviver com um segundo fluxo, paralelo e menos rastreável.
É esse segundo fluxo que aparece no fechamento do mês.
Cartão de rede fechada é uma solução de pagamento cuja utilização está condicionada aos estabelecimentos participantes da rede credenciada. Para operações que percorrem diferentes regiões, essa característica pode limitar os locais disponíveis para determinadas despesas, especialmente quando a rota inclui estabelecimentos independentes ou cidades menores.
Em uma operação de estrada, alguns tipos de estabelecimento podem não estar credenciados à rede usada pela empresa. Entre os exemplos possíveis:
Isso não significa que esses locais estejam sempre fora de determinada rede. Significa que, dependendo da rota e da rede contratada, eles podem estar. A compatibilidade entre a rede e o trajeto real da operação é o ponto a observar.
Esse cenário apareceu recentemente em conversas do nosso time comercial com empresas de diferentes segmentos que têm motoristas e entregadores em rota. Nos relatos, as empresas usavam cartões vinculados a redes fechadas e encontravam dificuldade de aceitação nos locais que as equipes frequentam no dia a dia.
São relatos comerciais, não um levantamento de mercado. Mas ilustram bem uma questão que vale checar em qualquer operação: a solução de pagamento acompanha o trajeto real da equipe, ou a equipe precisa se adaptar a ela?
Cada modelo tem uma lógica diferente de uso e de controle. A comparação abaixo ajuda a entender onde cada um exige mais atenção.
Nenhum modelo resolve tudo sozinho. A pergunta útil não é "qual é o melhor cartão frota", e sim qual combinação de uso e controle faz sentido para a rota e para a política de despesas da sua empresa.
Antes de pensar em trocar de solução, vale olhar para os dados que a sua empresa já tem. As exceções costumam deixar rastros.
Separe os registros dos últimos três meses de:
Cruze esses registros com as informações da operação:
Com os dados organizados, faça algumas perguntas:
Um cuidado importante: reembolsos e PIX não provam, sozinhos, que o cartão atual é a causa do problema. Eles são sinais que devem ser investigados. Uma despesa pode ter sido feita fora do cartão por vários motivos. O diagnóstico serve para separar o que é pontual do que é recorrente.
Se o diagnóstico mostrar que as exceções são frequentes, estes critérios ajudam a avaliar a solução atual ou uma alternativa.
O último critério costuma ser o menos lembrado e o que mais pesa no dia a dia do financeiro. Uma solução pode ter bons recursos de gestão e, ainda assim, gerar retrabalho se não acompanhar a realidade da rota.
Empresas também podem ter profissionais terceiros, agregados ou prestadores de serviço envolvidos na operação. Nesses casos, o cartão pode ser utilizado para despesas operacionais conforme as regras definidas pela empresa e pelo contrato aplicável.
A utilização do cartão, por si só, não determina a existência ou inexistência de vínculo empregatício. Isso depende das características da relação de trabalho e deve ser analisado juridicamente quando necessário.
É nesse ponto que uma solução de despesas corporativas precisa equilibrar duas necessidades: dar autonomia para quem está na operação e manter o controle para quem está no financeiro.
Dentro do ecossistema do Mixtra, o Mixtra Corporate é a solução voltada à gestão de despesas corporativas. Na prática, ele reúne:
A proposta não é tratar a bandeira como solução isolada. É oferecer mais possibilidades de uso sem abrir mão do controle da empresa, reduzindo a necessidade de processos paralelos para resolver despesas na estrada. Para o financeiro, isso significa menos retrabalho no fechamento e mais previsibilidade sobre as despesas da operação.
Sua operação também cria exceções para resolver despesas na estrada?
Converse com um especialista e avalie como centralizar esse controle.
Cartão frota é uma solução usada por empresas para controlar despesas relacionadas à operação de veículos e equipes em campo. Dependendo da solução, pode permitir controle de saldo, regras de uso, acompanhamento das transações e organização da prestação de contas.
O cartão combustível é direcionado principalmente às despesas de abastecimento. Já um cartão frota ou uma solução corporativa para despesas pode contemplar diferentes categorias de gastos, conforme as regras e funcionalidades do produto.
O limite depende da solução contratada e das regras definidas pela empresa. O ideal é avaliar quais níveis de controle estão disponíveis e se eles correspondem à política de despesas da operação.
Depende das regras configuradas para a solução. Em uma operação de estrada, as despesas podem envolver abastecimento, manutenção, alimentação ou outras necessidades operacionais, desde que estejam contempladas pelas regras do produto e da empresa.
Um cartão de rede fechada restringe a utilização aos estabelecimentos participantes daquela rede. Um cartão com bandeira pode ser utilizado nos estabelecimentos que aceitam a respectiva bandeira, respeitando as regras e restrições aplicáveis ao cartão.
A empresa pode utilizar uma solução corporativa para despesas operacionais realizadas por terceiros, conforme o contrato e as regras da operação. O uso do cartão, porém, não determina a existência ou inexistência de vínculo empregatício.
Antes de trocar, analise os últimos meses de operação. Reembolsos, PIX, adiantamentos e outras despesas realizadas fora do cartão podem ajudar a identificar se existem recorrências relacionadas ao modelo atual e quais critérios uma nova solução precisaria atender.
