Por que utilizar um software de RH?

O setor de Recursos Humanos pode ser considerado uma base estratégica para o desenvolvimento de pessoas e competências dentro de uma empresa. Nesse contexto, o software de RH surge como uma oportunidade de otimizar operações e ganhar tempo.

Assim como outros setores da empresa, o RH pode contar com tecnologias que facilitam atividades de rotina, diminuem tempo gasto em tarefas simples, otimizam processos e permitem o foco estratégico da equipe. A dica é levantar as necessidades da sua empresa, e buscar por soluções.

Antes, porém, vamos entender exatamente o que é um software para RH. Além disso, você confere os principais tipos de tecnologias existentes para o setor e por que investir nelas. Confira!

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O que é um software de RH? 

Trata-se de uma ferramenta inovadora e segura, voltada para as necessidades do RH, com foco na otimização da rotina do departamento e no aprimoramento de desempenho. 

Em outras palavras, essa solução visa evitar erros e automatizar tarefas burocráticas, contribuindo para uma performance mais eficaz.

Mulher utilizando software de RH.
Os resultados gerados pela aplicação de um software impactam positivamente todos os setores da empresa.

Quais os tipos de software para RH? 

Sabendo que o setor de Recursos Humanos abriga diferentes atividades e objetivos, os softwares disponíveis no mercado também abarcam essa mesma variedade, a fim de atender cada processo. Confira abaixo os principais tipos existentes e de que forma eles podem impulsionar a gestão de RH. 

Recrutamento e seleção 

Ferramenta voltada para a seleção (armazenamento e triagem) automatizada de currículos; análise de requisitos (como nível de escolaridade e experiência) para determinada função; realização de cálculos referentes à proporção de candidatos para a vaga em questão; e execução de avaliações técnicas e comportamentais dos profissionais inscritos. 

Ponto eletrônico 

Solução criada para fazer a gestão da jornada de trabalho da equipe, facilitando a transparência nas relações profissionais (incluindo casos de faltas e atrasos) e o acompanhamento diário de banco de horas, oferecendo também um maior controle de horas extras e segurança para os dados armazenados.

Folha de pagamento

Garante, por meio da integração a outros recursos, que os funcionários recebam uma compensação exata e pontual de maneira adequada. Evita pagamentos em duplicidade, confirma se cada remuneração está correta e providencia a automação de descontos, calculando o valor dos impostos adequado para os trabalhadores. 

Homem realizando o fechamento da folha de pagamento por meio de software para RH.
Existem softwares que automatizam 100% a emissão da folha de pagamento, diminuindo dias de trabalho para o RH.

Controle de benefícios 

Proporciona o gerenciamento dos benefícios ao colaborador (como assistência médica, vale transporte, seguro de vida, vale alimentação, dentre outros), de forma organizada e estratégica. Tudo isso com geração dos arquivos necessários para os fornecedores, assim como com a apuração do que deve ser descontado do contratado e o que será subsidiado pela empresa. 

Pesquisa de clima organizacional 

Promove o diagnóstico e o acompanhamento do clima da empresa, por meio de aplicação de questionário aos colaboradores. O conforto em responder anonimamente, no momento que julgar mais adequado e em qualquer lugar (através do acesso online), permite a coleta de feedbacks mais sinceros, necessários para detectar pontos fortes e fracos e, com isso, reduzir o turnover e desenvolver o ambiente de trabalho. 

Por que usar um software de RH? 

Quando se trata de um software de RH, os benefícios refletem em todos os setores e equipes. Isso significa ter em mãos uma ferramenta que possibilita, antes de mais nada, o melhor aproveitamento do tempo, além de deixar os processos de gestão de pessoas muito mais eficientes. 

Veja, a seguir, as maiores vantagens de sua implantação. 

Otimização de rotina 

A otimização de processos, graças à automação, reduz a burocracia e determina o fim de tarefas manuais, economizando tempo, automatizando operações e, consequentemente, deixando mais horas disponíveis para focar nas pessoas – seja planejando treinamentos, dinâmicas de integração, projetos especiais e outras atividades que melhoram a produtividade da empresa. 

Acesso online 

Por ser uma ferramenta online, o software de RH permite o acesso de qualquer lugar, favorecendo também empresas que oferecem as modalidades de home office ou trabalho híbrido aos seus colaboradores.

Profissional de RH utilizando um software de gestão em seu computador.
A transparência e a praticidade oferecidas por uma solução digital reflete diretamente no nível de performance da gestão de pessoas.

Segurança de dados 

Informações físicas (como anotações em cadernos) se perdem mais facilmente. Através de uma plataforma digital, tudo fica mais fácil de armazenar e de encontrar, com pastas para aprimorar a organização a curto e longo prazo. 

Redução de custos 

Com processos totalmente automatizados, a empresa acaba não tendo a necessidade de contratar profissionais para demandas específicas, considerando que a solução digital já fornece todos os insumos necessários para a realização de procedimentos (como seleção de novos colaboradores, por exemplo). 

Posicionamento estratégico 

Através de relatórios direcionados, com informações analíticas, consistentes e de fácil entendimento, é possível avaliar o desempenho da empresa como um todo, promovendo, se necessário, o fortalecimento de estratégias com foco na gestão de pessoas. 

Como o software de RH ajuda na estratégia da empresa?

Com uma variedade tão grande de softwares disponíveis, os impactos que eles geram na estratégia da empresa também são amplos. Conheça alguns deles:

Levantamento de dados

Existem programas no mercado que permitem a área de RH monitorar, levantar e analisar informações importantes para o crescimento da empresa, como taxa de turnover, custos de baixa de contratos, avaliações de desempenho, clima organizacional etc.

Por meio desses dados, muitas ações podem ser desenvolvidas. Caso a taxa de turnover estiver alta, por exemplo, é preciso realizar pesquisas com os colaboradores, para encontrar pontos de melhoria na retenção de talentos. Afinal, são as pessoas quem fazem a empresa crescer e perdê-las pode ser crítico para a organização.

Diminuição do trabalho manual

Processos e demandas manuais, como o fechamento da folha de pagamento, tendem a tomar dias de trabalho da equipe. Além disso, essas atividades estãomais sucetíveis a erros, que podem gerar problemas.

Nesse sentido, os softwares para RH conseguem automatizar funções, liberando tempo para que o setor foque em estratégias mais importantes, aumentando a produtividade do time e melhorando o clima, afinal, tarefas robóticas tendem a gerar descontentamento.

Emissão de relatórios

Os softwares de RH permitem emissão de relatórios detalhados, que geram insumos para apresentações e, evidentemente, para mais ações. Além disso, a necessidade de utiizar planilhas diminui, pois os programas sintetizam dados de forma rápida e eficiente.

Como escolher o melhor software de RH?

Antes de contratar o sofware, é importante entender a melhor forma de fazer esta definição. Afinal, trata-se de um investimento, e ele precisa ser estrategicamente desenhado.

O primeiro passo é definir a necessidade do programa. Você conferiu, acima, quais os tipos existentes. Portanto, entenda qual daquelas dores serão atacadas primeiro, para investir em uma solução que de fato agregue valor à operação.

Em seguida, realize pesquisas de concorrentes e avalie o que cada um deles fornece. É comum encontrar softwares que possuem planos e, conforme você os contrata, mais integrações são realizadas. Dessa forma, a empresa consegue, em um só programa, ir melhorando diferentes processos.

Mulheres conversando sobre o melhor software de RH para a empresa.
É preciso tornar a decisão do software de RH estratégica, com análise minuciosa. Assim, você não contrata algo que não sanará suas dores.

Nesse ponto, é importante ir além do site oficial do software. Pesquise reviews, vídeos de apresentação no YouTube e verifique comentários presentes no Reclame Aqui, para compreender se o fornecedor realmente agrada seus clientes.

Com as opções listadas, é hora de marcar reuniões comerciais e solicitar períodos de demonstração. Ouvir especialistas falando sobre o software e testá-lo antes da contratação vai permitir que você verifique se sua necessidade está realmente sendo atentida.

Durante o período de conhecimento e de avaliação do software, é importante verificar se ele possui selos de qualidade, como ISO. Estas certificações asseguram que o programa realmente é bom.

Outro ponto importante para analisar é se a opção escolhida realiza armazenamento em nuvem. Isso significa que o software não armazenará as informações no computador, e sim online. Em casos de problemas com a máquina, os dados não são perdidos. Além disso, o programa pode ser acessado de todo lugar e em diferentes dispositivos, de forma que tudo que foi inserido estará disponível.

Assim, entendemos que softwares voltados para RH precisam ser confiáveis, fáceis de configurar e flexíveis o suficiente para gerenciar e automatizar operações, simplificando as tarefas através de recursos customizáveis e atualizações constantes. 

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Clara Dantas

Apaixonada por Comunicação e suas inúmeras possibilidades. Trabalha com redação criativa, copywriting, storytelling e técnicas de SEO. Enxerga a escrita como uma forma de aprender e de transmitir conhecimento a outras pessoas.

O MIXTRA é parte do Grupo DB1

Há mais de 20 anos trabalhando com expertise em tecnologia, o Grupo DB1 desenvolve soluções para os segmentos de e-commerce, de fintechs e de transformação digital.

Especialistas em automação e em inovação alinhadas à valorização de pessoas, o Grupo DB1 está há 12 anos sendo reconhecido pelo Great Place to Work dentro de diversas categorias.

Há dois anos consecutivos, o grupo é reconhecido como uma das empresas que mais crescem na América Latina pela Financial Times e conta, hoje, com mais de 800 colaboradores.
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