Rotinas do Departamento Pessoal: o que fazer e como otimizar? 

Toda e qualquer empresa, independentemente do seu nicho de atuação, requer uma administração voltada também para os funcionários – suas demandas, necessidades, direitos e deveres, desde a contratação. Sabendo disso, preparamos este texto para falar sobre as rotinas do Departamento Pessoal, destacando sua importância para a organização, suas funções e objetivos.

Entender quais são os processos que permeiam o Departamento Pessoal auxilia na atividades rotineiras e na própria capacitação do time, garantindo que os especialistas do setor estejam cumprindo da melhor forma com o que é necessário.

Além disso, com tantas novidades chegando ao setor, é importante estar preparado para o futuro do Departamento Pessoal. Para isso, profissionais capacitados e recursos tecnológicos certeiros são fundamentais. Neste texto, vamos expor as principais rotinas do DP e dicas de como otimizá-las. Boa leitura!

Departamento Pessoal: o que é? 

Para entender o que é Departamento Pessoal (também chamado de DP), é preciso reconhecer que a sustentabilidade de uma empresa depende diretamente do alinhamento às diretrizes trabalhistas, principalmente no que tange aos funcionários que compõem a equipe. Sabendo disso, a área de Gestão de Pessoas (formada por Recursos Humanos e Departamento Pessoal) surge como uma forma tanto de resolver questões burocráticas e tributárias; e de motivar e engajar os trabalhadores. 

Então, embora haja uma conexão entre os setores, a principal diferença entre RH e Departamento Pessoal consiste no fato de que o primeiro tem o objetivo de promover o pertencimento e estimular a produtividade do capital humano (os colaboradores), enquanto que o segundo é responsável pelos pagamentos e pelo bom andamento dos processos legais e burocráticos. 

Importância das rotinas do departamento pessoal

As Rotinas do Departamento Pessoal são essenciais para garantir o bom funcionamento de uma empresa. Essas rotinas incluem processos como a gestão de folhas de pagamento, controle de ponto, admissão e demissão de funcionários, além de garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais. 

A eficiência nas Rotinas do Departamento Pessoal assegura que todos os direitos dos colaboradores sejam respeitados, evitando problemas legais e promovendo um ambiente de trabalho organizado e produtivo. Portanto, investir na melhoria das Rotinas do Departamento Pessoal é crucial para a sustentabilidade e crescimento da empresa.

Departamento Pessoal: funções 

Agora vamos conferir o que faz o Departamento Pessoal de uma empresa durante sua rotina de trabalho. Esperamos, com as informações a seguir, ajudar você, profissional de DP, a realizar um trabalho de maior impacto empresarial. 

Confira as diferentes funções do Departamento Pessoal: 

Seleção e admissão de novos profissionais 

Para executar essa tarefa, os primeiros passos incluem definir o perfil desejado e abrir uma vaga. Em seguida, cabe também ao DP estabelecer as atribuições do cargo, a remuneração salarial, o tipo de recrutamento (interno ou externo) e que canais serão utilizados para o anúncio. 

Ao longo da seleção, é importante manter uma comunicação fluida entre Departamento Pessoal e RH, considerando que ambos os setores são essenciais para os processos de atração e recrutamento de novos profissionais. Finalizado o procedimento, o DP deve providenciar o encaminhamento do exame admissional, a assinatura na carteira de trabalho, o registro do funcionário na empresa e outras demandas que dizem respeito aos trâmites legais. 

Demissões e desligamentos 

O caminho inverso à admissão também faz parte das rotinas de Departamento Pessoal. Tanto na entrada quanto na saída de funcionários, é fundamental que todas as leis sejam respeitadas e cumpridas. 

As principais tarefas realizadas no momento de desligamento são a homologação trabalhista, o exame demissional e o pagamento das verbas rescisórias. Caso o funcionário tenha pedido a demissão, convém ao RH conversar para entender os motivos de sua saída – assim, é possível elaborar um planejamento interno para reduzir os índices de turnover na organização.

Controle de horários 

Controlar os horários dos colaboradores, conferindo se todos estão cumprindo a jornada acordada no contrato de trabalho, é uma das atribuições do DP. O sistema de ponto eletrônico acaba se tornando um grande aliado na hora de calcular horas extras ou faltantes, principalmente quando a empresa trabalha com banco de horas – o que permite maior flexibilidade aos envolvidos, organizando as horas trabalhadas e as folgas dos trabalhadores por meio de um sistema de compensação. 

Acompanhamento legal 

O Departamento Pessoal, na prática, também é responsável por acompanhar a legislação trabalhista, a fim de manter a organização atualizada, conhecendo as leis vigentes, evitando processos e respeitando os direitos e deveres dos funcionários. 

Além disso, é importante lançar uma atenção especial ao controle de contribuições, taxas e impostos, incluindo aqueles com prazos determinados por entidades governamentais – como o recolhimento de FGTS, por exemplo, de obrigação do empregador. 

Agendamento de férias 

O acompanhamento das férias deve ser uma atividade contínua, sem que o profissional de DP aguarde qualquer dúvida ou solicitação por parte dos colaboradores. As datas em que as férias são agendadas devem beneficiar a todos, estando em acordo com as demandas da empresa (para que nenhuma equipe fique sobrecarregada) e também com as necessidades e planos do trabalhador em questão. Vale lembrar que a legislação proíbe que um colaborador trabalhe por 24 meses (2 anos) seguidos.

Folha de pagamento 

A administração da folha de pagamento, quando realizada sem a ajuda de um software de automação, tende a ocupar muito tempo da rotina do DP. Trata-se de um trabalho minucioso, feito periodicamente e que requer muita atenção, pois impacta diretamente o cálculo do salário bruto e qualquer falha (como descontos indevidos, por exemplo) pode acarretar em prejuízo para o empregador ou para o empregado. 

Organização de benefícios 

Juntamente ao acompanhamento dos descontos em folha de pagamento, está o controle de benefícios (os obrigatórios e os opcionais, que variam de um local de trabalho para outro). Essa gestão exige tempo, conhecimento e deve visar não apenas a boa aplicação das vantagens oferecidas aos colaboradores, mas também, estrategicamente, os impactos gerados nas rendas dos diferentes perfis de trabalhadores. 

Como otimizar as rotinas de Departamento Pessoal? 

Agora que você já sabe tudo sobre Departamento Pessoal (o que faz e por que é importante), é interessante buscar formas de garantir a otimização do tempo ao longo das checklists, tendo em vista a quantidade e a variação de atividades destinadas aos profissionais deste setor. 

A seguir, abordaremos dicas detalhadas e recomendações de ferramentas que ajudam o DP a lidar com a quantidade e a complexidade das atividades, tornando-as mais ágeis e eficazes:

1. Automatize processos sempre que possível

A automação é uma grande aliada do Departamento Pessoal, pois ajuda a reduzir erros e a economizar tempo em tarefas repetitivas e administrativas.

• Ferramentas de automação: utilize softwares como ADP para automatizar processos rotineiros, como folha de pagamento, controle de benefícios e descontos em folha. Essas plataformas permitem que muitas tarefas sejam executadas com um simples clique, sem a necessidade de operações manuais extensas;

• Mixtra: a automação da gestão de benefícios e consignados com o Mixtra é uma maneira eficiente de otimizar a rotina do Departamento Pessoal, centralizando as informações em uma única plataforma e proporcionando mais segurança e agilidade na administração dos benefícios.

2. Digitalize o controle de horários e o ponto eletrônico

Controlar a jornada dos colaboradores pode ser um desafio, especialmente em empresas maiores. Optar por sistemas de ponto digital pode trazer mais eficiência e precisão ao controle de horários.

• Pontomais: ferramentas como o Pontomais permitem a marcação de ponto online, reconhecimento facial e a gestão de escalas de trabalho, oferecendo precisão no controle de horas e minimizando fraudes;

• Pontotel: outra alternativa é o Pontotel. Esse software facilita o controle de jornadas, folgas, banco de horas e integra as informações de ponto diretamente com a folha de pagamento, garantindo um processo preciso e sem falhas.

3. Gestão inteligente de benefícios

Os benefícios são uma parte fundamental da motivação e retenção dos colaboradores, mas também podem ser uma grande fonte de complicações burocráticas. A organização dos benefícios deve ser realizada de forma eficiente e flexível, para que as necessidades dos colaboradores sejam atendidas.

• Vee Benefícios e Flash Benefícios: essas plataformas oferecem flexibilidade na escolha e gestão dos benefícios pelos próprios colaboradores, permitindo uma organização personalizada e eficiente dos valores de benefícios;

• Mixtra: o Mixtra centraliza e automatiza a gestão dos benefícios, permitindo que os descontos em folha sejam feitos de maneira precisa e que os colaboradores possam acessar facilmente todas as informações sobre seus benefícios.

4. Padronização de processos e checklists digitais

A padronização dos processos é uma forma eficaz de garantir que todos os passos necessários sejam seguidos corretamente, reduzindo a possibilidade de falhas e melhorando a conformidade com as normas legais.

• Trello e Asana: utilize ferramentas como o Trello ou o Asana para criar checklists digitais e padronizar os processos do Departamento Pessoal. Assim, nenhum detalhe será esquecido, especialmente nas rotinas de admissão, desligamento, férias e auditorias;

• Processos padronizados no Mixtra: a gestão de benefícios e consignados realizada pelo Mixtra permite padronizar os processos, evitando discrepâncias e assegurando a correta execução de cada etapa necessária, otimizando assim as rotinas de Departamento Pessoal.

5. Agendamento de férias e organização de licenças

A gestão de férias é uma parte importante do DP e requer um planejamento cuidadoso para evitar falta de pessoal e resguardar o direito dos colaboradores.

• BambooHR: utilize ferramentas como o BambooHR para automatizar o processo de solicitação e aprovação de férias, permitindo um planejamento adequado e alinhado às necessidades da empresa e dos colaboradores;

• Microsoft Teams: integre um calendário digital com ferramentas como o Microsoft Teams para que todos os colaboradores possam visualizar as férias e ausências programadas, promovendo transparência e ajudando na organização da equipe.

6. Acompanhamento legal e conformidade trabalhista

Manter a conformidade com as leis trabalhistas é importante para evitar problemas legais e garantir a segurança dos direitos dos colaboradores.

• E-Auditoria e Domínio Sistemas: utilize ferramentas como E-Auditoria para realizar auditorias automatizadas e verificar a conformidade da folha de pagamento e das práticas de gestão. Já o Domínio Sistemas auxilia no envio automático das informações obrigatórias para o governo;

• Calendário de obrigações: configure lembretes automatizados em ferramentas como o Google Calendar e o Microsoft Outlook para acompanhar os prazos importantes, como o recolhimento de FGTS.

7. Centralização e acesso aos dados dos colaboradores

Ter um local centralizado para armazenar todas as informações dos colaboradores facilita o trabalho do DP e proporciona mais segurança no armazenamento dos dados.

• BambooHR e Zenefits: utilize sistemas como o BambooHR e o Zenefits para manter todas as informações dos colaboradores centralizadas e acessíveis, facilitando o acesso aos dados em qualquer momento e de forma segura;

• Google Drive ou DocuWare: ferramentas de armazenamento em nuvem, como o Google Drive ou o DocuWare, permitem o arquivamento digital dos documentos de forma segura, permitindo que o DP possa acessar e compartilhar as informações de maneira rápida e eficiente.

8. Relatórios e análise de dados

Gerar relatórios detalhados permite que a empresa acompanhe métricas importantes, identifique gargalos e tome decisões informadas sobre os processos e o fluxograma de atividades do Departamento Pessoal.

• Power BI: utilize o Power BI para gerar relatórios completos sobre custos trabalhistas, gestão de benefícios e controle de horas. Isso facilita a análise e otimização das rotinas de Departamento Pessoal, permitindo um planejamento mais estratégico;
  
• ADP Analytics: o ADP Analytics oferece relatórios detalhados sobre a folha de pagamento e as obrigações trabalhistas, ajudando a equipe do DP a entender melhor os dados e fazer ajustes quando necessário.

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O MIXTRA é uma solução digital que veio para facilitar a gestão de benefícios e do crédito consignado dos seus colaboradores, com o máximo de agilidade, qualidade e segurança. Através de processos padronizados e sem erros, todo o trabalho realizado pela gestão de consignados (liberação de margens, conciliações, digitação de contratos, atendimentos, criação de arquivos e relatórios para os bancos) se resume a importar e exportar um arquivo durante o mês. 

Assim, o MIXTRA permite a centralização de informações, a gestão de consignados e a otimização das rotinas de Departamento Pessoal. Para conhecer nosso Software para RH, clique na imagem abaixo, entre em contato e solicite uma demonstração!

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