Rotinas do Departamento Pessoal: o que fazer e como otimizar? 

Toda e qualquer empresa, independentemente do seu nicho de atuação, requer uma administração voltada também para os funcionários – suas demandas, necessidades, direitos e deveres, desde a contratação. Sabendo disso, preparamos este texto para falar sobre as rotinas do Departamento Pessoal, destacando sua importância para a organização, suas funções e objetivos.

Entender quais são os processos que permeiam o Departamento Pessoal auxilia na atividades rotineiras e na própria capacitação do time, garantindo que os especialistas do setor estejam cumprindo da melhor forma com o que é necessário.

Além disso, com tantas novidades chegando ao setor, é importante estar preparado para o futuro do Departamento Pessoal. Para isso, profissionais capacitados e recursos tecnológicos certeiros são fundamentais. Neste texto, vamos expor as principais rotinas do DP e dicas de como otimizá-las. Boa leitura!

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Departamento Pessoal: o que é? 

Para entender o que é Departamento Pessoal (também chamado de DP), é preciso reconhecer que a sustentabilidade de uma empresa depende diretamente do alinhamento às diretrizes trabalhistas, principalmente no que tange aos funcionários que compõem a equipe. Sabendo disso, a área de Gestão de Pessoas (formada por Recursos Humanos e Departamento Pessoal) surge como uma forma tanto de resolver questões burocráticas e tributárias; e de motivar e engajar os trabalhadores. 

Então, embora haja uma conexão entre os setores, a principal diferença entre RH e Departamento Pessoal consiste no fato de que o primeiro tem o objetivo de promover o pertencimento e estimular a produtividade do capital humano (os colaboradores), enquanto que o segundo é responsável pelos pagamentos e pelo bom andamento dos processos legais e burocráticos. 

Departamento Pessoal: funções 

Agora vamos conferir o que faz o Departamento Pessoal de uma empresa durante sua rotina de trabalho. Esperamos, com as informações a seguir, ajudar a você, profissional de DP, a realizar um trabalho de maior impacto empresarial. 

Profissionais do Departamento Pessoal alinhando suas demandas.
O Departamento Pessoal é um setor essencial para qualquer tipo e tamanho de negócio. 

Confira as diferentes funções do Departamento Pessoal: 

Seleção e admissão de novos profissionais 

Para executar essa tarefa, os primeiros passos incluem definir o perfil desejado e abrir uma vaga. Em seguida, cabe também ao DP estabelecer as atribuições do cargo, a remuneração salarial, o tipo de recrutamento (interno ou externo) e que canais serão utilizados para o anúncio. 

Ao longo da seleção, é importante manter uma comunicação fluida entre Departamento Pessoal e RH, considerando que ambos os setores são essenciais para os processos de atração e recrutamento de novos profissionais. Finalizado o procedimento, o DP deve providenciar o encaminhamento do exame admissional, a assinatura na carteira de trabalho, o registro do funcionário na empresa e outras demandas que dizem respeito aos trâmites legais. 

Demissões e desligamentos 

O caminho inverso à admissão também faz parte das rotinas de Departamento Pessoal. Tanto na entrada quanto na saída de funcionários, é fundamental que todas as leis sejam respeitadas e cumpridas. 

Homem negro e ruivo olhando para notebook, com expressão séria. Ao redor, papéis.
É importante que o profissional do Departamento Pessoal esteja pronto para lidar com situações delicadas.

As principais tarefas realizadas no momento de desligamento são a homologação trabalhista, o exame demissional e o pagamento das verbas rescisórias. Caso o funcionário tenha pedido a demissão, convém ao RH conversar para entender os motivos de sua saída – assim, é possível elaborar um planejamento interno para reduzir os índices de turnover na organização.

Controle de horários 

Controlar os horários dos colaboradores, conferindo se todos estão cumprindo a jornada acordada no contrato de trabalho, é uma das atribuições do DP. O sistema de ponto eletrônico acaba se tornando um grande aliado na hora de calcular horas extras ou faltantes, principalmente quando a empresa trabalha com banco de horas – o que permite maior flexibilidade aos envolvidos, organizando as horas trabalhadas e as folgas dos trabalhadores por meio de um sistema de compensação. 

Acompanhamento legal 

O Departamento Pessoal, na prática, também é responsável por acompanhar a legislação trabalhista, a fim de manter a organização atualizada, conhecendo as leis vigentes, evitando processos e respeitando os direitos e deveres dos funcionários. 

Além disso, é importante lançar uma atenção especial ao controle de contribuições, taxas e impostos, incluindo aqueles com prazos determinados por entidades governamentais – como o recolhimento de FGTS, por exemplo, de obrigação do empregador. 

Agendamento de férias 

O acompanhamento das férias deve ser uma atividade contínua, sem que o profissional de DP aguarde qualquer dúvida ou solicitação por parte dos colaboradores. As datas em que as férias são agendadas devem beneficiar a todos, estando em acordo com as demandas da empresa (para que nenhuma equipe fique sobrecarregada) e também com as necessidades e planos do trabalhador em questão. Vale lembrar que a legislação proíbe que um colaborador trabalhe por 24 meses (2 anos) seguidos.

Colaboradora ajustando, com profissional de DP, o período ideal para tirar suas férias.
Trabalhadores formais, com carteira assinada, têm direito a férias após 12 meses de atuação em uma empresa (o chamado período aquisitivo).

Folha de pagamento 

A administração da folha de pagamento, quando realizada sem a ajuda de um software de automação, tende a ocupar muito tempo da rotina do DP. Trata-se de um trabalho minucioso, feito periodicamente e que requer muita atenção, pois impacta diretamente o cálculo do salário bruto e qualquer falha (como descontos indevidos, por exemplo) pode acarretar em prejuízo para o empregador ou para o empregado. 

Organização de benefícios 

Juntamente ao acompanhamento dos descontos em folha de pagamento, está o controle de benefícios (os obrigatórios e os opcionais, que variam de um local de trabalho para outro). Essa gestão exige tempo, conhecimento e deve visar não apenas a boa aplicação das vantagens oferecidas aos colaboradores, mas também, estrategicamente, os impactos gerados nas rendas dos diferentes perfis de trabalhadores. 

Como otimizar as rotinas de Departamento Pessoal? 

Agora que você já sabe tudo sobre Departamento Pessoal (o que faz e por que é importante), é interessante buscar formas de garantir a otimização do tempo ao longo das checklists, tendo em vista a quantidade e a variação de atividades destinadas aos profissionais deste setor. 

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Clara Dantas

Apaixonada por Comunicação e suas inúmeras possibilidades. Trabalha com redação criativa, copywriting, storytelling e técnicas de SEO. Enxerga a escrita como uma forma de aprender e de transmitir conhecimento a outras pessoas.

O MIXTRA é parte do Grupo DB1

Há mais de 20 anos trabalhando com expertise em tecnologia, o Grupo DB1 desenvolve soluções para os segmentos de e-commerce, de fintechs e de transformação digital.

Especialistas em automação e em inovação alinhadas à valorização de pessoas, o Grupo DB1 está há 12 anos sendo reconhecido pelo Great Place to Work dentro de diversas categorias.

Há dois anos consecutivos, o grupo é reconhecido como uma das empresas que mais crescem na América Latina pela Financial Times e conta, hoje, com mais de 800 colaboradores.
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